A könyvelőiroda leggyakrabban ajánlatkérő e-mail-ek formájában kap megkereséseket a leendő ügyfelek részéről. A kezdeti levélváltások során a felek felmérik, hogy milyen feladatok ellátására, mekkora mennyiségű munka elvégzésére tart igényt a könyvelőiroda részéről. Ezt követően a leendő ügyfél e-mailben megkapja a szolgáltatói szerződést, mely pontosan részletezi az ügyfél és könyvelőiroda leendő együttműködésének pontjait, feltételeit.

  • Tartalmazza a könyvelőiroda által vállalt feladatokat és az ezek elvégzéséért kiajánlott könyvelési árajánlatot.
  • Rögzíti, hogy a megbízóra és a iroda munkatársaira milyen feladatok hárulnak a hatékony együttműködés érdekében.
  • Meghatározza, hogy a megbízás milyen felelősségekkel jár a könyvelőirodára és az ügyfélre nézve.
  • Kimondja, hogy a könyvelőiroda minden információt üzleti titokként kezel és felelősséget vállal azok megőrzésére, ezen felül mindig tájékoztat a szakmát érintő esetleges törvényváltozásokról és ezekre ügyfele figyelmét felhívja.
  • Az ügyfél vállalja, hogy minden alapbizonylatot határidőn belül, az előirt alaki és tartalmi formában a könyvelő iroda rendelkezésére bocsátja.
  • A szerződésben meghatározott tevékenységeken, mint például a hatályos törvények szerint előirt könyvelési feladatok elvégzésén túl a Ködmön Könyvelőiroda havonta 3 óra szakértői tanácsadással segíti ügyfeleit és megbízásukra érdekükben eljár az adóhatóságnál.

A szerződés elfogadása után az ügyfél a Ködmön Könyvelőiroda ügyvezetőjével, könyvelő szakemberével előre megbeszélt időpontban találkozik, és négyszemközt pontosítják a megbízás részleteit. Ekkor kerül részletes egyeztetésre, hogyha az ügyfél egy másik könyvelőiroda szolgáltatásit vette igénybe, és most vált, akkor milyen lépések szükségesek a zökkenőmentes könyvelőváltáshoz.

A könyvelőiroda igény szerint már az első találkozás alkalmával is szakértői tanácsadással szolgál az üzleti élet olyan lényeges területeiről, hogy milyen határidőket szükséges betartani, milyen tevékenységek tiltottak törvényileg, vagy milyen tételek áfája számolható el. Könyvelőirodailag a tervezés és üzleti célkitűzés területe is beletartozik a tanácsadási szolgáltatások közé.

Az első találkozót követően az ügyfél telefonon egyeztet időpontot a könyvelőiroda kollégáival. Ekkor kérhet alkalmat szaktanácsadásra, vagy pedig időpontot, hogy leadja az előző havi bizonylatokat.

Az ügyfél és könyvelőiroda közötti sikeres együttműködés kulcsa a jó kommunikáció. A vállalkozó érdeke, hogy tájékoztassa a könyvelőirodát a cégben bekövetkezett változásokról, míg az informálja ügyfelét a törvénymódosításokról és betartandó határidőkről.